Az adóhatóság folyamatosan dolgozik az adózási technológia fejlesztésén. Ennek egyik nagy mérföldkövét jelentette a jelenleg már szinte minden számlára kiterjedő online számlaadat-szolgáltatás. A digitalizáció azonban nem csupán a számlázásra van hatással, hanem átszővi a vállalkozások teljes adózási és könyvelési folyamatát is.

A számlaadatszolgáltatás egyik legnagyobb kihívása a megfelelő adatminőség, azaz amikor a számla adattartalma eltér az adatszolgáltatás tartalmától. A nem megfelelő adatszolgáltatásból az adóhatóság nem helyes következtetéseket von le, illetve a számlabefogadó partnerek is helytelen adatokat tudnak lekérdezni. A nem megfelelő adatokból pedig nehéz pontos gépi automatizmusokat kialakítani.

A pontos adattartalom és adatszolgáltatás egyik problémás területe a korrekciós számla kiállítása és az arról történő helyes adatszolgáltatás. A korrekciós számlákról történő nem megfelelő online adatszolgáltatás esetén az adóhatóság eddig WARNING üzenetet küldött az adóalanyoknak, 2023. szeptember 18-tólazonban ERROR üzenet érkezik, azaz a számlaadat-szolgáltatás nem kerül feldolgozásra, ha az adattartalom és/vagy az adatszolgáltatás nem jó. Az új ERROR-üzenet bevezetése az adatszolgáltatások egységesítését és az adattisztaság növelését célozza.

Számlakorrekció jogszabályi előírásai

Az egyes számlákat érintő módosítások (korrekciók), érvénytelenítések elvégzése gyakran és számtalan okból válik szükségessé az adóalanyok működése során, még akkor is, ha a számlakibocsátás pillanatában a számlán feltüntetésre kerülő adatok minden tekintetben megfelelnek a valóságnak, illetve a vonatkozó jogszabályi rendelkezéseknek.

Az Áfa tv. az alapszámlát módosító okiratokat összefoglaló néven „számlával egy tekintet alá eső okiratként” határozza meg, mely magában foglal valamennyi olyan bizonylatot, amely az eredetileg kiállított számla valamely adatát módosítja, függetlenül annak elnevezésétől. A módosítás érintheti az eredeti számla adóalapját és/vagy áfaösszegét, vagy az ezeket nem érintő egyéb adattartalom módosítását.

A számlakorrekció célja, hogy egy tartalmilag és formailag megfelelő bizonylat tükrözze a valóságban megtörtént gazdasági eseményt, így az eredeti számla és az annak adatát megváltoztató okirat együtt alkotja az ügylet bizonylatát.

A számla korrekciójának elmulasztása a számlakibocsátó oldaláról mulasztási bírság kiszabását vonja maga után, míg a számlabefogadó oldalán jóval súlyosabb következményekkel járhat. Nem helyes számla befogadása esetén a számlabefogadó nem élhet áfalevonási jogával.

Az Áfa tv. nem tiltja, hogy egy számlára vonatkozóan több módosító okirat is kiállításra kerüljön. Ha a módosító okirat téves adatokkal készült el, akkor ennek esetleges módosítása az eredeti számla újabb módosításának tekintendő, és nem a módosító számla kerül módosításra.

Számlával egy tekintet alá eső okirat tartalma

Az áfa törvény szerint számlával egy tekintet alá eső okiratnak minden esetben a következő minimális adatokat kell tartalmaznia:

• az okirat kibocsátásának kelte;
• az okirat sorszáma, amely azt kétséget kizáróan azonosítja;
• hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja (a gyakorlatban ez annak a számlának a sorszámát jelenti, amely ezzel az okirattal módosításra kerül, továbbá egyetlen számla több alkalommal való korrekciója esetén valamennyi korábbi módosító számla sorszámát is szerepeltetni kell);
• a módosítással érintett számlaadat megnevezése, a módosítás természete, illetve számszerű hatása, ha van ilyen.

Nincs relevanciája annak, hogy az adott bizonylat nem számlával egy tekintet alá eső okirat megnevezés alatt, hanem esetleg valamilyen más szóhasználattal – például korrekciós számla, jóváíró számla – kerül kibocsátásra.

A módosító okiratnak nem kötelező tartalmi eleme a teljesítési időpont. Ha azonban szerepeltetünk teljesítési időpontot a korrekciós bizonylaton, akkor az eredeti dátumot kellene feltüntetni, így a számlával egy tekintet alá eső okiratnak is ugyanaz lesz a teljesítési időpontja, mint az eredeti számlának, hiszen a gazdasági esemény már akkor egyszer teljesült, ez a dátum nem tolódik későbbre attól, hogy a bizonylat valamilyen hibáját korrigálva egy módosító bizonylatot állítanak ki. A teljesítési időpont abban az esetben lehet eltérő az eredeti számlán lévő teljesítési időponttól, ha a módosításra a helytelen teljesítési idő miatt volt szükséges.

A korrekciós számlán nem kell megismételni azokat az adatokat, amelyek az alapszámlához képest változatlanok.

Számlával egy tekintet alá eső okirat fajtái

Stornó vagy érvénytelentő számla

A stornó vagy érvénytelenítő számla alkalmazása a következő esetekben fordulhat elő:

a) az ügylet nem valósult meg a felek között, vagy az ügylet megvalósult ugyan, de nem a számlán szereplő felek között, pl. nem a tényleges vevőnek került kiállításra a számla – ilyen esetben kizárólag érvénytelenítő számla kerül kibocsátásra (vagyis a kibocsátást nem követi új számla kibocsátása).

b) az ügyletet tanúsító eredeti számla valamely adatának megváltoztatása céljából – ilyen esetben az érvénytelenítő számla kibocsátását második lépésben követi egy (helyes adatokat tartalmazó) új számla kibocsátása is.

Ilyenkor az érvénytelenítő számla és az új számla együttesen módosítja az eredeti számla adatát, így együttesen kell figyelembe venni módosító számlaként. Utóbbi okán – vagyis, mivel az érvénytelenítő és az új számla együtt értelmezhető módosításként – a két bizonylat együtt meríti ki a számlával egy tekintet alá eső okirat fogalmi körét, és mind az érvénytelenítő számlán, mind az új számlán is szükséges hivatkozni az eredeti számla sorszámára. Az ügyletet a három bizonylat együttesen fogja tükrözni.

Helyesbítő vagy módosító számla

Helyesbítő okirattal az ügyletről eredetileg kiállított számla egy lépésben korrigálható, így a két bizonylat együtt tükrözi a megvalósult gazdasági eseményt. Ilyen helyesbítő számlát javasolt kiállítani pl. utólagosan nyújtott árengedmény esetén. De ide tartoznak pl. az alapanyagár növekedések miatti év végi vagy év közbeni árkorrekciók is. Az adóhatóság szakmai álláspontja szerint ilyen esetben is egyenként, számlával egy tekintet alá eső okirattal vagy csoportos számlakorrekcióval kell elvégezni a módosítást.

A helyesbítő számlán is fel kell tüntetni az eredeti számla számát, továbbá fontos, hogy tartalmazza a módosítás irányát és számszaki hatását, amennyiben ilyen van. Ez utóbbi törvényi előírás szempontjából nagyon fontos, hogy a számla adattartalma helytálló és egyértelmű legyen az adóhatóság számára is, különös tekintettel az ún. jóváíró/terhelő számlákra (Credit/debit note, Gutschrift). Sok esetben előfordul, hogy a kibocsátott jóváíró számla is pozitív előjellel kerül adatszolgáltatásra, így az érintett ügylet után dupla fizetendő általános forgalmi adó, tehát adókockázat jelentkezhet.

Sok esetben előfordul – főleg külföldi programok esetén – hogy olyan negatív előjelű számla került kiállításra, amely eredeti alapszámlaként funkcionál. Az adóhatóság álláspontja szerint az Áfa törvény a számlát, mint termék- vagy szolgáltatás értékesítés alapbizonylataként kezeli. A negatív számla ezért minden esetben valaminek a következménye, és nem önállóan álló dokumentum. A negatív előjelű számlát meg kell, hogy előzze egy alapszámla.

Figyelemmel arra, hogy a számlával egy tekintet alá eső okiratnak is meg kell felelnie a számlára vonatkozó előírásoknak, a stornó és helyesbítő számla nem lehet egy egyszerű word dokumentum, annak számlázóprogrammal vagy nyomdai úton előállított, adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylatnak kell lennie.

Csoportos számlakorrekció

Azokban az esetekben, amikor az adóalanynak több számláját kell módosítania, nincs akadálya annak, hogy e módosításokat formailag egyetlen számlával egy tekintet alá eső okirat keretében végezze el.

A csoportos módosító bizonylaton valamennyi, módosítással érinteni kívánt számla számára hivatkozni kell, valamint egyértelműen jelölni kell, hogy az egyes számlák mely adatát érinti a módosítás, továbbá a módosítás természete és számszerű hatása (feltéve, hogy van ilyen).

Amennyiben a korrekció a számlában feltüntetett adóalapot és/vagy az adó összegét is érinti, akkor az adóalany egyetlen csoportos módosító bizonylattal csak azon ügyletekről kibocsátott számláit módosíthatja, amelyek kapcsán az alapul szolgáló ügylet teljesítési időpontja ugyanazon adómegállapítási időszakra esik, és így a korrekciós tétel elszámolására is ugyanazon adómegállapítási időszakban kerülhet sor (önellenőrzés keretében).

Lényeges ugyanakkor, hogy egyetlen csoportos korrekciós bizonylat keretében a fizetendő adó csökkenését eredményező korrekciók, továbbá az adóalapban vagy az adó összegében eltérést nem eredményező korrekciók elszámolására akkor is lehetőség van, ha az azok alapjául szolgáló ügyletek teljesítési időpontjai nem azonos adómegállapítási időszakba tartoznak. Ennek oka, hogy ez esetben a korrekciós tételek nem önellenőrzés útján, hanem utólagosan (a bizonylat vevő/igénybe vevő részére történő rendelkezésre bocsátásának időpontját magában foglaló adómegállapítási időszakban) kerülhetnek elszámolásra.

Az adóhatóság tájékoztatása szerint a gyakorlatban nehézséget okoz a csoportos számlakorrekciókról történő, minden szempontból helyes online számla-adatszolgáltatás.

Online adatszolgáltatás a számlával egy tekintet alá eső okiratról

A korrekciós számlákról történő adatszolgáltatás informatikai oldalról történő megvalósításához az adóhatóság által üzemeltetett onlineszamla.nav.gov hu oldalon elérhető dokumentációk, köztük az interfész specifikáció nyújt segítséget, amelyben részletesen szerepel, hogy a számlázóprogramot hogyan kell fejleszteni annak érdekében, hogy az adatok helyesen kerüljenek szolgáltatásra az adóhatóság felé.

Az online számlaadat-szolgáltatás alapvető céljából következően a módosításról történő adatszolgáltatást úgy kell megtenni, hogy a NAV feldolgozó rendszer oldalán minden időpontban egyértelműen megállapítható legyen az eredeti számla és az arra vonatkozó összes módosító (érvénytelenítő) okirat által együttesen leírt gazdasági esemény minden olyan adata, amire az adatszolgáltatási kötelezettség kiterjed.

A bevezetőben is említett Online Számla rendszer új, blokkoló ERROR-üzenetét („INVALID_LINE_OPERATION”) az adóhatóság a korábban tervezett 2023. május 15. helyett szeptember 18-án élesítette. Ettől az időponttól a nem megfelelő adatszolgáltatás már nem lesz sikeres a rendszerben, az nem kerül feldolgozásra.  

A nem megfelelő adatszolgáltatásról elektronikus tárhelyükre levelet kapnak azok, akiknek az adószáma az érintett adatszolgáltatásokban a fejlesztő adószámaként (a „softwareDevTaxNumber” elemben) megjelenik. Ha nem azonosítható a fejlesztő egyértelműen, az adatszolgáltatást teljesítő adózó kap tájékoztató levelet.

Az új validáció az eÁFA-rendszer megfelelő működéséhez is szükséges feltétel.

A tervezett változásról az adózók és a számlázóprogramok fejlesztői több forrásból is tájékozódhattak.

Annak érdekében, hogy az adatszolgáltatás helyes legyen, javasolt rendszeresen elemezni az adóhatóság rendszeréből visszaérkezett hibakódokat annak érdekében, hogy meg lehessen állapítani, a nem megfelelő adatszolgáltatás a helytelen számlázási gyakorlatra vagy a helytelen (szoftverszintű) adatszolgáltatásra vezethető vissza.